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Excelでセル結合をすると困ること、オートフィルター、コピペ、他

エクセルの基本を知っていると、データ活用がしやすくなります。

セルの結合をすると、いろんな場面で困ります。

ここではその一例を紹介します。

オートフィルターで該当するデータがすべて抽出できない

オートフィルターの例です。

抽出できない例

B列の「分類」に結合設定がしてあります。

この状態ではフィルター設定後、データ抽出するとうまく機能しません。

セルの結合の不都合

例えば、「肉」を抽出します。結果は「牛肉」のみ抽出されます。

「肉」の一番上のデータを抽出してます。

セルの結合の不都合

結合を解除すると理由がわかります。

名前の一番最初のみ分類名があるため、すべて抽出しません。

セルの結合の不都合

解決方法は、分類にすべて分類名を入力します。

セルの結合の不都合

データベースの基本的な入力方法です。

しかし、これだと納得してくれないってことは何度かありました。結合していると見せかける方法を使ったこともあります。結合したら、真ん中にくるだろうセルのみ黒字フォントにし、他を白色フォントにする方法です。ちょっとバカげてるなと思いますが、この方法で何度かごまかしました。

それでも、どうしても結合した表でないと嫌だと言われたことがあり、次の方法で対応しました。

 

でもやっぱり結合したいとき

セル結合をした状態で、対象のデータをすべて抽出してほしい場合は次の方法で実現できます。

(1)一覧表外にすべてのセルに分類名を入力してあるデータをコピー&ペーストしておきます。ここでの例はF列。

(2)B列を分類ごとに結合します。

エクセル・セルの結合でオートフィルター機能を使う

(3)F列のデータをコピーします。

エクセル・セルの結合でオートフィルター機能を使う

(4)分類の一番上のデータを右クリックします。ここではセルB3。

(5)「形式を選択して貼り付け」を選択します。

エクセル・セルの結合でオートフィルター機能を使う

(6)「数式」を選択します。

エクセル・セルの結合でオートフィルター機能を使う

(7)「既にデータがありますが、置き換えますか?」のメッセージが表示されたら、「はい」をクリックします。

エクセル・セルの結合でオートフィルター機能を使う

設定は以上で終わりです。

分類「肉」を抽出してみると、肉すべてのデータが抽出されています。

エクセル・セルの結合でオートフィルター機能を使う

 

コピー&ペーストがうまくいかない

実際にあった例をもとにサンプルデータを作りました。

このような一覧表で、コピー&ペーストをしようとするとうまくいきません。

結合してないセルから結合してるセルへのコピペ

例えば、企画部の電話番号をセルの結合している欄にコピペ。

セルの結合をするとコピー&ペーストで困る

結果

B列とC列に同じデータが貼りつきます。

セルの結合をするとコピー&ペーストで困る

値だけを貼り付ける場合はどうなるか。

セルの結合をするとコピー&ペーストで困る

「この操作を行うには、すべての結合セルを同じサイズに・・・・」とメッセージが表示され、何もできません。

結合しているセルから結合していないセルへコピペ

結合セルの一覧表では、ある部署だけの電話番号を抽出できません。

次のような一覧表に変更します。

セルの結合をするとコピー&ペーストで困る

B列~C列のデータをコピーして、G列へ貼り付けるとどうなるか。

結合されたまま貼りつきます。

セルの結合をするとコピー&ペーストで困る

B列~C列のデータをコピーして、G列へ値のみ貼り付けます。

セルの結合をするとコピー&ペーストで困る

コピペできるけど、このままのデータでは使えません。

 

その他、セルの結合で困ること。

  • ピボットテーブルでエラーになる。

しかし、上記であげた困ることは、エクセルのバージョンが新しいものは解決されています。もしかしたら、今回の困る例もいずれ解決されるのかもしれません。

 

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