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Excelのデータ範囲の基本を知っているとデータ活用が楽になる

ここで紹介することは、地味です。

今まで機会があれば、いろんな人に説明してきました。だけど、

なるほど!

と完全に理解してもらえることはそれほど多くありません。

エクセルデータの利用で困ること

エクセルデータを渡され、そのデータをもとに集計や加工するときに困ることがよくあります。

どんな状態のデータが困るかの例

  1. データ範囲について知らずに作られている
  2. セルの結合
  3. 項目名がない

他にもありますが、一番最初に覚えておくとエクセル活用が楽になる3つをあげました。

そのうち、今回はデータ範囲についてです。

データ範囲を知るとデータ活用が楽になる

エクセルで一覧表等をつくるときは、隣接するセルは空白にします。

データ範囲の良い例とダメな例

良い例、隣接するセルが空白の例

赤い枠内がデータ範囲。データ範囲に隣接するセルはすべて空白です。

エクセルの基本・セルの範囲

 

ダメな例、隣接するセルに文字入力されていると、どんなことに困るのか。

エクセルの基本・セルの範囲

何がだめなのかは、データを簡単に選択する方法で説明します。

データを簡単に選択する方法

データを簡単に選択したいときは、以下の操作をします。

Ctrl +   * (アスタリスク)

ノートPCの場合は、

Ctrl +  Shift +  * (アスタリスク)

もう少し丁寧に説明すると、

(1)データ内をクリックします。例えば、ダメな例の場合はセルB3。

(2)Ctrlキーを押しながら、 * (アスタリスク)を押します。

ノートPCの場合は、CtrlキーとShiftキーを押しながら、 * (アスタリスク)を押します。

ダメな例の場合は、以下の結果になります。選択してほしくない範囲も選択されます。

エクセルの基本・セルの範囲

テーブル機能を使う場合も、ダメな例だと使えません。

 

では、良い例の場合はどうなるか。

(1)データ内をクリックします。例えば、セルB5。

(2)Ctrlキーを押しながら、 * (アスタリスク)を押します。

ノートPCの場合は、CtrlキーとShiftキーを押しながら、 * (アスタリスク)を押します。

エクセルの基本・セルの範囲

結果は、データ範囲だけを選択します。

仕事で大きな一覧表を選択したい場面はとても多いです。

そんな時に、データに隣接するセルに文字が入力されているとすごく困ります。システム等からエクスポートしたデータでも、隣接するセルに文字が入っていることもあります。そんなときは、加工して利用しています。

オートフィルターも楽

データ範囲に隣接するセルを空白にしておくと、オートフィルターでも困りません。

(1)データ範囲内を選択します。例えば、セルB5。

エクセル・データ範囲の基本・オートフィルター

(2)リボン>データ>フィルターを選択します。

エクセル・データ範囲の基本・オートフィルター

 

ダメな例の場合の結果

データ範囲の上の行をフィルター設定してしまいます。

エクセル・データ範囲の基本・オートフィルター

ただし、このような場合は行を選択して、フィルター設定をすれば解決できます。仕事で渡されたデータをすべて加工するかというと、やってられないことが多いものです。

自分が作成するデータは、データ範囲を気にして作るくせをつけると自分も楽になるし、データを渡された方も楽になります。

 

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