PC関連

エクセル・集計表中にある小計はアウトラインの小計が便利

エクセルで作成した売上等の集計表を受け取り、もっと効率よくできるなと思うことが多々あります。例えば次のような集計表。

売上の集計表の例

エクセル・集計

表中に取引先ごとの売上金額の合計を計算してあります。見やすくするためにだろうと思いますが、取引先と取引先の間に1行空白行を入れてあったりします。

このような集計表は意外に多いです。

このような集計はアウトラインの機能で簡単に集計できます。

 

非効率なエクセルの集計方法

計算式はどんなものを設定しているのかというと、地味に四則演算の場合もあるし、SUM関数だけで集計している場合もあります。

設定されている計算式の例

色のあるセルに計算式が設定してあります。

エクセル・集計

計算式表示

エクセル・集計・SUM関数

取引先ごとにSUM関数で集計し、最終行に全体の集計をSUM関数を使用。

改善例その1・SOBTOTAL

SOBTOTALで集計可能。これよりも楽な方法があるので、私は使うことがほぼないです。

エクセル・集計・SUBTOTAL関数

構文

SUBTOTAL(集計方法,範囲)

集計方法「9」は合計です。

改善例その1・空白行を削除してSUM関数

どうしてもSUM関数だけで集計したいのなら、取引先と取引先の空白行を削除すれば少し楽になります。

(1)取引先と取引先の空白行を削除します。

エクセル・集計

(2)集計結果を表示するセルを選択し、SUM関数を選択します。上の例の場合は、セルC7、セルC10、セル13です。

エクセルSUM関数

セルC7を選択し、SUM関数をクリックすると自動で以下のように表示されます。「Enter」キーを押して式を設定します。

エクセルSUM関数

(3)セルC10、セル13も同じくSUM関数で集計します。

(4)最終行の取引先の合計セルをクリックし、SUM関数を押すと自動で各取引先の合計セルが選択されます。「Enter」キーを押して式を設定します。

エクセルSUM関数

実際受け取るデータは、データ量がもっとあたりします。SUM関数で集計してくれていても、集計方法があっていないこともあります。なのでSUM関数やSUBTOTAL関数での集計結果は、正しいかのチェックがちょっと大変だったりします。

 

アウトラインの小計で簡単に集計する

アウトラインの小計を使うと簡単に集計できます。

(1)集計表の小計と合計の行を削除します。

エクセル・アウトライン・小計

データは上記のような状態でもらった方が楽だったりします。

(2)表中のセルを選択します。例えば、セルA4。

(3)リボン > データ > アウトライン > 「小計」をクリックします。

エクセル・アウトライン・小計

→ 「集計の設定」が表示されます。

(4)以下の設定をして、「OK」をクリックします。

  • グループの基準:取引先」
  • 集計の方法:合計
  • 集計するフィールド:売上金額

エクセル・アウトライン・小計

アウトラインの設定後

エクセル・アウトライン・小計

気になるなら、13行目と14行目に罫線の設定をします。

エクセル・アウトライン・小計

アウトラインの「2」をクリックすると集計行だけ表示されるので見やすい。

集計

アウトラインのレベルは8段階まで設定可能。

この他の方法では、ピボットテーブルでも簡単に集計できます。

 

-PC関連
-

© 2020 バイクOBA3