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Excelの集計・部署別や工事番号別の集計はピボットテーブルで簡単にできる

オフィスワーク実務の集計を簡単にする方法の紹介です。

集計内容

  • 収入印紙や切手の使用した枚数と金額を集計する。
  • 部署別の場合や工事番号別の集計。

 

実際にあった集計方法の例

実際にあった集計方法に近い例です。

各部署から届く手書きの収入印紙の集計表をもとに、集計表に金額を入力します。金額と工事番号別に枠があり、使用した場合は工事番号の下に金額を入力します。

Excel(エクセル)ピボットテーブルで部署別の集計を簡単にする

実際は、もっと多くの工事番号と収入印紙の金額がありました。手書きの集計表は廃止して、エクセルで作成し、データを送ってもらいたかったのですが対応不可能でした。新しい方法を導入しようとするとき、拒否する従業員は多いものです。

 

ピボットテーブルで簡単に集計する方法

各部署からエクセルデータの提供は無理だったので、手書きの集計表をもとに一覧表を作成してました。その作った一覧表をもとにピボットテーブルで集計してました。

一覧表を作成する。

作成例

Excel(エクセル)ピボットテーブルで部署別の集計を簡単にする

注意点

セルの結合をすると、ピボットテーブルで集計できません。

 

ピボットテーブルで集計する

(1)一覧表内をアクティブに(選択)します。ここでの例では、セルB3等データの範囲内をクリックします。

(2)リボン > テーブル >ピボットテーブル を選択します。

Excel(エクセル)ピボットテーブルで部署別の集計を簡単にする

→「ピボットテーブルの作成」が表示されます。

 

(3)選択されている範囲を確認します。範囲は点線で囲まれます。

(4)ピボットテーブルレポートを配置する場所を選択し、「OK」をクリックします。ここでは、新規ワークシートの例です。

Excel(エクセル)ピボットテーブルで部署別の集計を簡単にする

この例は、一番シンプルな方法です。ピボットテーブルでの範囲指定は、他にも方法があります。

(5)ピボットテーブルのフィールドより、集計する項目をボックスにドラックして設定します。

  • 行:工事番号、金額
  • 値:金額を2つ

Excel(エクセル)ピボットテーブルで部署別の集計を簡単にする

このままの設定だと、金額の集計結果が2つとも同じです。

Excel(エクセル)ピボットテーブルで部署別の集計を簡単にする

(6)値の設定を変更します。

Excel(エクセル)ピボットテーブルで部署別の集計を簡単にする

金額の右端の下三角(▼)をクリックすると変更できます。

  1. 金額の1つ目:値のフィールドの設定をクリックし、「個数」に変更します。
  2. 金額の2つ目:値のフィールドの設定をクリックし、値のフィールド > 表示形式 > 数値もしくは通貨を選択します。

「2」の変更理由は、金額を見やすくするためです。桁区切りスタイル「,」で変更すると、データの更新後にもとの設定に戻ります。

エクセルの桁表示

設定後

Excel(エクセル)ピボットテーブルで部署別の集計を簡単にする

以上で終わり。

参考・表示を変更する

  1. ピボットテーブルツール>デザイン>レイアウト>レポートのレイアウト>「表形式で表示」を選択します。
  2. ピボットテーブルツール>デザイン>ピボットテーブルスタイル>「なし」を選択する。

上記の設定をすると、以下のようになります。

Excel(エクセル)ピボットテーブルで部署別の集計を簡単にする

好みで変更してみよう。

 

 

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