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【Excelのまとめ】ピボットテーブル、テーブル、よく使う関数、ショートカット

エクセルの記事一覧です。

エクセルの基本

  1. セル結合をすると困ること、オートフィルター、コピペ、他
  2. データ範囲の基本を知っているとデータ活用が楽になります

集計・データ結合

  1. クエリ結合でフォルダ内のエクセルデータを結合する
  2. エクセルのクエリ結合で部署ごとのデータ(テーブル)を結合する
  3. 部署別や工事番号別の集計・ピボットテーブル
  4. クレジットカード等の利用金額を部署別に集計する・ピボットテーブル
  5. クレジットカード使用簿・ピボットテーブル
  6. 表中の小計を簡単に集計する・アウトライン

関数

  1. VLOOKUP関数で効率アップ・まずは基本編から覚えよう
  2. VLOOKUP関数で作業効率アップ、応用編で管理楽々
  3. 文字の結合(CONCAT、TEXTJOIN、CONCATENATE、&)

 

覚えておくと役立つエクセルのスキル

集計業務の多い仕事で覚えておくと便利な機能は、テーブル機能とピボットテーブルです。関数は基本的なものとVLOOKUP関数を覚えておくと仕事が楽になります。

テーブル機能

データベース機能に変換できる機能です。

テーブルに変換しておくと、データ操作がかなり便利になります。

ピボットテーブル

部署別の集計等が簡単にできます。

ピボットテーブルを知らない人は、とても難しい機能に感じるようです。

操作方法は簡単です。覚えておくと、いろんな場面で活用できる機能です。

ピボットテーブルの記事

VLOOKUP関数

VLOOKU関数は、同じ内容を何度も入力する場合に役立ちます。

これも知らないと難しそうと思う人が多いですが、とても簡単です。

VLOOKU関数の記事

その他よく使う関数

関数の説明を別記事で載せる予定です。

複雑な関数使うなら、ピボットテーブやアウトラインで簡単にできてしまうことが多々あり。例えば次のような関数。

よく使う関数と見出しをつけておいて何ですが、業務によってよく使う関数は違ってきます。

よく使うショートカット

ショートカットの説明を別記事で載せる予定です。

ショートカットを覚えると、エクセル操作がとても早くなります。

※エクセルだけでなく、Windowsや他のソフトでも使えるショートカットもあり。

ショートカットを一切使わない人って意外にいます。IT系の仕事では、エクセルを全員使いこなしているかというとそうでもありません。しかしさすがにショートカットは知っている限りの人は全員使っていました。

超基本のショートカット

  • コピー:Ctrl + C
  • 貼付け:Ctrl + V
  • カット:Ctrl + X
  • 全選択:Ctrl + A
  • 印刷:Ctrl + P

基本のショートカット

  • データの検索:Ctrl + F
  • ジャンプ:Ctrl + G
  • 新しいシート:Ctrl + N
  • 上のデータコピー:Ctrl + D
  • 左のデータコピー:Ctrl + R
  • 行や列の削除:データを選択して、Ctrl + 「-」(マイナス)
  • 行や列の追加:データを選択して、Ctrl + 「+」(+)
  • データの移動:Ctrl + 矢印キー
    ※注意点あり、別記事で記載予定

応用ショートカット

  • セルの書式設定:Ctrl + 1
  • データ選択:Ctrl + 「*」(アスタリスク)、ノートパソコンは、Ctrl +  Shift + 「*」(アスタリスク)
    ※注意点あり、別記事で記載予定

たくさんあるように思えるかもしれませんが、よく使うショートカットの一例です。覚えておけば、操作がかなり早くなるのでぜひ挑戦してみてください。

参考:PC操作が楽になる方法の記事

エクセルの基本について

はじめに応用編のエクセルスキルをあげましたが、それ以前にエクセルの基本操作は正しく覚えておくことをおすすめします。

エクセルの正しい基本操作

エクセルは何となく操作してると使えてしまいます。その何となくできたデータを活用しようとすると、そのままでは使えないものが多いです。

エクセルVBAがわかるとエクセル操作が得意になる

VBAを理解できると、エクセルの動きがわかるようになります。

VBAは業務効率にもつながりますが、仕事で何でもかんでもVBAを使うのはかえって不便になることもあります。VBAを使用しなくても、VBAを知ることによって結果的にエクセルの操作が得意になるので、勉強するのは良いかと思います。

VBAの例

ファイル内のエクセルデータを転記する

マクロとVBAの違い

「マクロ」と「VBA」を同じように扱われていることがあります。

マクロ

マクロはエクセルの機能の名称で、エクセルの操作手順の機能です。

マクロ記録

マクロ記録もエクセルの機能の名称です。

「マクロ記録」を押した後に、エクセルで操作した内容を「VBA」で記録します。

エクエル・マクロ

記録した内容は実行すると、同じ処理を自動で行いますが、マクロ記録のVBAは無駄なコードが多いです。コードを調べるときに使うことがあります。

この機能を使うには、開発タブを有効にする必要があります。

もしくはステータスバーのボタン(シートの左下にあるボタン)から記録開始可能です。

エクセル・マクロの記録スタート

エクセル・マクロの記録記録中

VBA

VBAは「Visual Basic for Applications 」の略で、プログラミング言語の名称です。

マクロで記録した内容を修正したり、追加したりできます。またマクロ機能を使わず、一から作成することもできます。

マクロ機能はコードを忘れたときなど調べるのに使います。無駄なコードが多い。

VBAはエクセルだけでなく、アクセスやワード等にもあります。

超簡単な実例・マクロとVBA

データの範囲の例で説明します。

→ データの範囲の記事

マクロの記録

マクロの記録を実行して以下の処理をするとどうなるか。

  • セル「B5」を選んだ状態で、Ctrl + *(アスタリスク)を押す。

エクセル・データ範囲の基本・オートフィルター

結果

エクセルマクロ

セル「B5」以外を選択している状態で上記を実行すると、選択したセルを基準にデータを選択します。

VBA

違うセルを選択していても、必ずセル「B5」を基準にしたい場合は以下のようにVBAで編集します。またはいちからVBAでコードを作成します。

Range("B5").CurrentRegion.Select

「selection」を「Range("B5")」にします。

VBAのデメリット

VBAは毎回同じ作業をする場合に便利です。

しかしデメリットもあります。一番困るのは、つくった人が辞めた場合。

人の作成したコードというのは理解するのが大変です。エラーが起きた場合に、原因を突き止めるのは苦労します。前任者のつくったVBAのエラー修正の仕事は何度か経験がありますが、非常に苦労した覚えがあります。

VBAを使うほど同じ作業するとか、複雑な作業をするなら専用のシステムを導入した方が良い場合もあったりします。システム導入に余裕のある会社ならの話ですが。

または、VBAを使わずに、エクセルの機能だけで対応可能な場合もあったりします。

私はVBAを原則禁止している会社で働いたことをきっかけに、VBAの使用について考えさせられました。今は仕事でVBAを使うときは自分用です。VBAのコードは基本的に同じエクセルブックにまとめてます。そして辞めるときは削除しています。

 

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