縦横混ざっている書類のホチキス留めとファイリングの基本マナー

縦書きと横書きの書類が混在する場合、ホチキスやクリップでの留め方が間違っていることがよくあります。

仕事で様々な書類を受け取る機会が多く、処理が済んだら元の状態に戻して返却する必要がありますが、誤った留め方を見るたびに気になってしまいます。

しかし、相手に指摘するのはためらわれ、もやもやした気持ちを抱えています。正しい方法が絶対ではありませんが、基本的なルールがあり、それにはきちんとした理由があります。

基本的なホチキスのとめ方のルール

縦横混在しない場合のホチキス留めの基本マナーです。

ホチキス留めの基本は斜めで、通常は45度の角度で留めることが多いです。この方法だと、ページをめくる際に紙がしっかり固定され、読みやすくなります。

縦向き横書き

縦向きの文書で文字が横向きの場合は、左上を斜めにホチキスで留めします。右利き前提ですが、文章を読み終わったとき、紙をめくりやすいです。

横向き縦書き

横向きの文書で文字が縦向きの場合は、右上を斜めにホチキスで留めします。文章を読み終わったとき、紙をめくりやすいです。

横向き横書き

横向きの文書で文字が縦向きの場合は、左上を斜めにホチキスで留めします。これも、文章を読み終わったとき、紙をめくりやすいです。

書類の枚数が多い場合は、横向きに対し上方向で２か所どめすることもあります。

ホチキス留めと止め

気になる違い。

実際にはどちらも間違いではありません。

縦横混在する書類のまとめ方マナー

横書きと縦書きといっても、以下のような場合もあり、ときどき見かけるパターンです。

横向き（文字は横書き）、縦向き（文字は横書き）

あくまでも基本マナーです。このような方法が必ずしもダメなわけではありません。

ホチキス留めされていた方法

ホチキスを外した状態です。縦方向の書類が逆です。

ホチキス留めが左上で、方向がまっすぐ横

横向き横書き書類のみなら、左上のホチキスでOKですが、縦方向の書類も混じっています。また、ホチキスのとめ方がまっすぐ。このとめかたは、書類を何度もめくっていると、ホチキスが取れることがあります。

横方向の書類をめくるときはやりやすいですが、めくったとき縦方向の書類が読みにくいです。

縦横混在とめ方基本マナー

横向きの資料は、文字が横書きでも縦書きでも、ホチキスは斜め45度で、停める場所は右上です。

縦方向から見た場合

基本のファイリング方法の良い点

この方法でファイルに綴じると、書類の上側がホチキスやクリップで留められることになります。これにより、ファイルに収納しても以下のような利点があります。

メリット（利点）

私が30代初めの頃、大量のファイリングの作業をする際に、当時の上司にこの方法を教わりました。そして、利点として言われたことでずっと覚えているのが上記の1番目です。

基本ではない例でファイリングすると

最近遭遇した書類の例で、横書きを基本の方向へ向けてファイリングすると、次のように縦方向の書類が逆になります。

まとめ

ここで紹介したファイリングは基本マナの方法です。実際にはそれほど厳密でない職場もあるでしょう。

ホチキスとめに関しては、基本は斜め45度ですが、それを嫌いまっすぐが好みという方もいます。

気持ちが悪いと感じることもあるかもしれませんが、相手の立場や状況を考慮しながら、柔軟に対応することも大切かもしれません。